仕事や町内会、サイトの運営など、様々な場面で誰かに依頼の文書を書かねばなりません。サイトの運営でいえば「相互リンクのお願い」がお願い文書の代表でしょう。今回は依頼の文章の書き方について考えてみます。

頼みごとの文章では、初めと終わりの挨拶のほかに次のような項目を設けるのが基本です。

１．自己紹介（自分は何者か）
２．目的（何を目指しているか）
３．依頼の内容（何を頼みたいか）
４．依頼する理由（なぜあなたに頼むのか）
５．条件（具体的な内容・方法・期日・謝礼）
６．返事をうかがう方法

１．自己紹介
信頼が得られるか否かを大きく左右する項目です。仕事上の依頼であれば自分が携わっている仕事の紹介をします。それ以外の頼みごとも、現在自分が行なっていることを紹介します。ただし「××部△△課の山田太郎と申します」と部署名や肩書きをそのまま名のるだけでは、何をしている人なのか相手が理解できないかもしれません。その可能性がある場合は、仕事の内容をかみ砕いて簡潔に説明します。自分の職場では日常語でも、一般には通じにくい語もありますので注意してください。大企業など大きな組織に属していれば所属の紹介程度で大丈夫でしょうが、そうでなければ、もう少し詳しく説明する必要があります。

２．目的
自分（たち）が何を目指しているのか、例えばサイト関係なら、そのサイトの狙いをを説明します。依頼する相手に共鳴してもらえるよう、自分（たち）の志を伝えます。常套の言葉ばかりにならないように。

４．依頼する理由
説得するためには、もっとも大切な部分です。例えば講演の依頼なら、お願いする相手の業績をきちんと調べ、著書があればできるだけそれも目を通しておきます。それをふまえて、相手にその依頼を実行する意義や必然性を伝えます。「自分の興味と一致するし、自分にしかできない」と思ってもらえるのが理想です。

逆に次のような依頼理由では、相手のやる気を削いだり、相手を傷つけたりします。
●　自分の都合ばかり挙げる。
　《例》「引き受けてもらえないと私が困る」
●　誰でもよいという扱いをする。
　《例》「頼める人がもういないので、仕方なくあなたに」
●　ついでだと告げる。
　《例》「ほんのついでに」

５．条件
依頼の詳細な内容・方法・期日・謝礼などの具体的な条件は、本文とは別に箇条書きにして整理しておきます。手紙なら別紙にまとめるとよいでしょう。相手に不安を残さないよう、謝礼についても明確に記述します。都合の良いことばかり書き、都合の悪いことを伏せておくと、あとでトラブルのもとになります。

６．返事をうかがう方法
返事をどのように尋ねるのかを伝えます。電子メールでのお願いなら、返信をすべきか、あとから電話があるから読むだけでよいのか、相手のとるべきリアクションも書いてください。この記述がないと、相手はどうするのが最良か、落ち着かない気分になります。

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頼みごとでも仕事関係以外なら、１〜６のいくつかを省いてもよい場合もあります。それでも１〜６の要素をできるだけ入れるように心がけてください。

※　上の文は『伝わる・揺さぶる！文章を書く』（PHP新書／山田ズーニー　著）を参考にしています。

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