以下のルールは、初めての相手や敬語を使うべきメールを想定しています。親しい間がらで重要な用件でないのなら、相手が不快に思わない範囲で自由に省略してください。

【差出人名を入れる】
差出人名を、次の３ヵ所にいれます。
•　メールソフトで設定する差出人名
•　メール本文の文頭（１行目相手の名前のあと）
•　文末

使っているメールソフトの差出人名が、そのメールソフトを最初に使い始めたときに深く考えず設定したニックネームのままになっていることがあります。メールを受け取った相手は件名とともに差出人名で開くか否か判断しますので、不都合が無ければ本名を差出人に設定してください。ネットスケープのメールソフトなら「アカウントの設定」の「個人情報」で設定します。それ以外のメールソフトについては、それぞれのヘルプを参照してください。

件名とともに表示される差出人名だけなく、本文でも文頭で自分の名前を名乗ります。

メールソフトで差出人名をきちんと設定してあれば、メールの上部に差出人名が表示されますから、本文で再度差出人名を書く必要は無いと思うかもしれません。しかし名のらないまま用件をならべるメールは快いものではありませんし、急いでいるときに視線を大きく他所に動かさなければならないのは、意外とイライラするものです。

------文例--------------------------------------------------------
〔相手の所属〕〔相手の名前〕様

　いつもお世話になっています。〔自分の所属名〕〔自分の名前〕です。
------------------------------------------------------------------

文頭で名前を名乗るだけでなく、文末で差出人の情報を簡潔にまとめるのがよいとされています。これを「署名」といいます。

最低限入れる情報……所属、氏名、メールアドレス
必要に応じて入れる情報……電話番号、FAX番号、住所、サイトのURL

＜例＞
--------------------------------------------
愛日野 羽子　株式会社　◇◇◇◇　営業部
E-mail : manabino_hako@***.co.jp
Tel : 06-****-****　FAX : 06-****-****
--------------------------------------------

使っているメールソフトに、複数の署名をあらかじめ設定しておくとよいでしょう。できない場合は、日本語入力辞書に短文として記憶させて使うか、署名を含めたメールの書式（雛型）を、あらかじめ用意しておきます。余計な飾りを入れて、やたらに長い署名を入れる方がたまにいますが、たいていはうるさがられます。簡潔を心がけてください。

　＜差出人名ついてのまとめ＞
　　•　メールソフトの差出人を適切に設定する。
　　•　本文の文頭でまず名乗る。
　　•　文末に簡潔な署名を入れるのが望ましい。

【本文の冒頭で相手の名前を】
本文１行目で、相手の名前＋敬称を書きます。敬称は人間なら「様」、会社・団体なら「御中」です。就職活動のようなフォーマルなメールなら、次のようにします。

------文例--------------------------------------------------------
株式会社　＊＊＊＊
人事課主任 〔相手の名前〕様
------------------------------------------------------------------

親しい方へのメールなら、「こんにちは、○○さん。」くらいでよいですが、省略すべきではありません。宛先を間違えて送ってしまったとき、相手が間違いメールとすぐに分かるというねらいもあるからです。

【そのメールにふさわしいあいさつを】
手紙のような何行にもわたるあいさつは必要ありませんが、「こんにちは」「はじめまして」「いつもお世話になっています」くらいは最初に書きましょう。「電子メールは簡潔である事が第一条件だから、あいさつは省略していきなり用件を書く」としてるサイトもありますが、受け取る相手も人間であること、その相手がネットでのやりとりに慣れているとは限らないということを忘れています。特に後者を、ネットのベテランほど無視しやすいので注意してください。

「拝啓」などの頭語や時候の挨拶は不要としているサイトが多いですが、これも相手次第でしょう。インターネットの急速な普及により、これまで電子メールを経験してこなかった年配の方が受け取る可能性も増えていきます。彼らは「手紙はまず頭語と時候のあいさつから」という教育を受けてきたのです。その人たちに「ネチケットでは時候のあいさつはするな、求めるな」と推しつけるのは傲慢というものです。たった１行「盛夏の候ますますご清栄のことと･･････」と加えたところで、利便性がさしてそこなわれるわけではありません。

仕事上のメールではあいさつは省略してかまいません。相手は時間を惜しんでいることが多く、大切な用件以外は１行でも省くべきだからです。友人どうしのやりとりでも、メールのあいさつは省きます。

つまり、どこまであいさつするか、しないかは相手とメールの用件しだいです。たとえフォーマルなメールでも、たとえばお詫びの場合ならあいさつを省略します。

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